こんにちは、クラウドソリューション部入社2年目の中井葉月と申します。

株式会社キットアライブでは、四半期に一度キックオフミーティングという社内会議が行われます。社員全員が参加し、社内での重要な情報の共有がされます。
そしてキックオフミーティングの後にはパーティーが行われます！

7月11日(金)開催のパーティーでは、4月開催のパーティーに続き、立候補で集まった幹事メンバーでパーティーを企画・運営いたしました。
（4月開催パーティーの記事はこちら！）

今回のパーティーは札幌グランドホテル様で開催させていただきました！
入口から内装のすべて高級感のある空間の中、ここでパーティーを開催できるわくわくをずっと感じていました。

7月開催日から時間が経ってしまいましたが、7月のキックオフパーティーの様子と仕事で活かせると感じたポイントをご紹介いたします。

 

前回からの改善点：私たちが実践した3つの工夫

パーティー運営にあたり、前回うまく行かなかった点を踏まえての改善を行いました。
その内容をtips的にこちらで紹介いたします。IT企業ゆえ、実際のプロジェクトでもうまくツールを使いこなしたいです。

 

1. 参加者の声がヒントに！「Googleフォーム」を活用したアンケート

春のパーティー開催後、ご参加いただいた皆様にフィードバックアンケート回答をお願いしました。こちらでいただいた回答をもとに夏のパーティーの内容を決めていきました。
「次はこれが食べたい」「立食でなくてもよいのでは？」など、パーティーの根本から幹事たちで話し合うきっかけとなりました。

Googleフォームを初めて触った幹事メンバーもいました。試行錯誤しながら作成し、全社に共有しました。

 

2. スケジュールは「Backlog」で管理！プロジェクト成功の鍵は"定例"にあり

4月のパーティーの準備では、決めることがある際に都度集まり会議を開催していましたが、今回は毎週木曜日に1時間の定例会議を行なっていました。定例化することでのメリット、デメリットも見えてきました。

メリット

• 定例を作業期限として進捗管理しやすい
• 会議が後回しにならないためパーティーに対する意識を高くを保っていられる

デメリット

• 幹事の定例会議が長引くと案件の会議や作業に影響があるため、定例の予定時間の1時間に収めて必要な事項を相談しなければならない

会議の時間を浪費することにならないよう、時間内で必要な会議をするコツをだんだん身に着けたと思います。

定例会議で身に着けたコツ

• 会議前にアジェンダを作成し、検討内容を事前に可視化する
• タイムキープを意識し、一つの話題に時間が取られそうなときは次の話題に移るように提案

進捗管理や会議の議事録ではBacklogの機能を使用していました。

課題を作成し期限や状態を管理していました。ガントチャートは一目でわかりやすくよく使用していました。

議事録は「ドキュメント」機能に残していました。検索もできます。
いつ何を話したっけ…と見返すことが多く、議事録の大切さを感じました。

（キットアライブのBacklog使用例の記事はこちら！）

 

3. 企画も添削も！「Gemini」や「ChatGPT」を使いこなす

今回のパーティーでは生成AIを使おう、と幹事内で早くから決めていました。
社会的にも生成AIとうまく付き合っていくべき時代ですし、キットアライブも全社的に生成AIの活用に取り組んでいます。
催しやメニューなどのパーティー内容について生成AIに相談するほか、敬語の添削、当日使用するスライドのイラスト作成やチーム分けで参加者に配るカードのデザインまで生成AIを使用しました。
自分たちの知識だけでは思いつかなかったことが生成AIからたくさん出てきて楽しかったです。生成AIは知識を広げてくれるものだと実感しました。

 

条件を並べたプロンプトをGeminiに投げ、催し案を一緒に考えました。
ここから当日行った「○○愛がすごい！ユニーク選手権」が生まれました。

こちらは、なぜか何度訂正しても現在地を高崎だと間違えるGeminiです。

 

生成AIを使用した催しの詳細については、後述の当日の様子で紹介いたします！

 

パーティーはこうして創られる！当日に向けた綿密な準備

幹事の社内の打ち合わせだけでなく、ホテル様への訪問や社長への報告会を繰り返し、パーティーの内容を詰めていきます。
まず、札幌グランドホテル様に訪問し、会場内の下見を行いました。
椅子やテーブルの位置、プロジェクターを置ける場所など…どのようなレイアウトにできるのか、実際の現場を見てホテルご担当者様に伺いました。

札幌グランドホテル様訪問の様子

ホテルご担当者様とは訪問時以外にもメールや電話でやりとりをし、食事やレイアウトの希望を都度ご相談させていただきました。
ホテルご担当者様が実現に向けて親身になってくださり、このパーティーが開催できました。大変感謝しております。

社長への報告会では、準備した内容を報告し問題点がないかご確認・ご助言をいただきました。
コンプライアンスや社員の平等性など、幹事だけでは企画の面白さを優先し配慮が足りていない箇所などをご指摘いただき、社会人として守るべきルールがあり、自分の仕事に責任を持つことを身をもって実感しました。

 

テーマは「夏祭り」！当日の会場をレポート

今回のテーマは夏祭りでした！
お食事も祭りをイメージしたものをメニュー案として考えました。目の前で焼いていただく焼き鳥や海鮮焼きは大評判ですぐになくなっていました。

また、お寿司も8種類から好きなネタの組み合わせを選ぶことができ、札幌グランドホテル様の味を楽しむことができました。
同期と選んだネタがすべて違い、こんなことあるんだと驚き会話のネタにもなりました。

夏祭りという珍しいテーマを札幌グランドホテル様にお願いしたにもかかわらず、とても美味しいお食事をご用意していただきました。

 

4月開催パーティーの経験やアンケート結果をもとに決めた企画や景品は、前回よりも工夫を凝らしました。
自分が好きなものについて、「〇〇愛がすごい！」を語る選手権では、社員の皆様からいただいた回答をその場でChatGPTに入力し、ChatGPTに優勝者を決めてもらいました。
AIならではの視点に驚きつつ、社員同士の交流につながっていました。

 

お題のプロンプトをChatGPTに打ち込んでいる様子です。
結果のChatGPTの評価基準は、「具体的なキャラクター名を出すと独自性が高い」というものでした。

 

また、4月のパーティーで評判だった社内のクイズを、今回はより難しく少し奇抜な問題を準備し開催しました！

 

生成AIに役員の皆さまのイメージ画像を作ってもらい、当てるという問題です。
似ている方もいれば程遠い方もおり、AIのイメージ通りにいかないのが人間らしさだよな～と思いました。

キットアライブでは業務でSlackを使用しており、数々のスタンプが存在します。
似たスタンプの名前を当てるという激ムズ問題でした。
（キットアライブのSlack活用例はこちら！）

 

景品には、北海道のお菓子や日常で使えるグッズを用意しました。カバンを机にかけられるクリップハンガーが人気でした。

 

パーティーは最後まで大盛況でした！

 

 

ホテルご担当者様（米坂 守人様）からのメッセージ

今回のパーティーで大変お世話になりました、札幌グランドホテル様の米坂 守人様からメッセージをいただきました。

今回の会は本当に素晴らしい会になったと私は思っております。社長の嘉屋様が若い力を信じて基本的に中井様方に任せられる信用と懐の大きさを感じ、中井様含め担当であった皆様の熱量と努力が素晴らしくこの会が成功したのだと思っています。

米坂様をはじめ、札幌グランドホテル様には多大なご協力をいただき、心よりお礼申し上げます。

「やってよかった！」幹事メンバーが語る率直な感想

上杉：

• 前回と比較してどのような改善をしたのか
  • ざっくり役割を決めた
  • Q2のアンケート結果を参考にしながら催し内容やパーティー会場のレイアウトなどを考えた
• 幹事経験を通じて成長を感じた部分や、仕事に生かせること
  • 自分たちの希望や要望を認識してもらうために、メール内容を読みやすくしたり、希望であることをわかりやすくするなど、伝わりやすくするための工夫が大切だと感じた。
• 感想
  • ホテルでのパーティー幹事という貴重な機会をいただき、本当にありがとうございました。自分たちの準備の先で、参加してくださった皆さんに楽しんでいただけたことが何よりうれしく、良い経験になりました。これからもその気持ちを忘れずに仕事に取り組んでいきたいと思います。

 

有森：

• 前回と比較してどのような改善をしたのか
  • 前回開催後にアンケートを取っていたので、アンケートを参考に改善した
  • 例）席を用意していたが座りたいという意見があり、席を用意していたことを知ってもらえていなかった。そのため、テーブルも用意して座りやすくする、開始時にアナウンスするという対応を行った
• 幹事経験を通じて成長を感じた部分や、仕事に生かせること
  • 社内や社外に意図をうまく伝えるというところに苦労した。
  • 伝える順序や伝え方、時間が経過して認識齟齬が生まれないやり方（テキストに残す）をやっていく必要があると改めて感じた
• 感想
  • 今回も楽しめた、前回から改善が感じられた、と声をかけてくださったりアンケートで回答してくださったりして、やってよかったと改めて思った

 

堀口：

• 前回と比較してどのような改善をしたのか
  • スケジュールに余裕をもって用意するようにした
  • 役割を大まかに決めた
  • 前回のアンケート結果を反映させるようにした
• 幹事経験を通じて成長を感じた部分や、仕事に生かせること
  • スケジュールに余裕を持たせることが大事だと思った。こまめに連絡するなど工夫が必要だと思った。
• 感想
  • 貴重な機会をいただき、ありがとうございました。アンケートで「楽しかった」等喜びのお声をいただけて、うれしかったです。

 

挑戦できる会社「キットアライブ」。私たちが幹事を通して得た成長

この4人でのパーティー幹事としての活動は今年のみで、この夏で最後でした。
自分の意見を伝え、すり合わせ、実現するには人とのコミュニケーションが大切だと感じた幹事期間でした。
業務ツールやAIはコミュニケーションを円滑にするためにも必要なんだと思い、仕事に生かしていきたいです。
ちなみにこちらのブログもGeminiに添削してもらいました。
半年前、幹事の活動をするまでは自分たち主導で物事を進めることに自信がありませんでしたが、今ではなんでもやってやる！という気合が増し、成長を感じました。
来年、後輩が企画したパーティーに参加できることを楽しみにしています！

また、株式会社キットアライブはこのように年次や若さに関係なく、やりたいと手を挙げたことに挑戦ができる会社です。
4月・7月開催パーティーのブログも書きたいです！と手を挙げて掲載していただけました。

このブログをご覧になり株式会社キットアライブにご興味をお持ちいただけましたら、ぜひご連絡をお待ちしております。

（採用情報はこちら！）

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